Поради. Пам'ятки мають бути короткими, легкими для читання та в ідеалі не довше однієї сторінки. Якщо вам потрібно підготувати багатосторінкову пам’ятку, скріпіть сторінки степлером. Майте на увазі, що мета службової пам’ятки – узагальнити важливу інформацію, а не представити детальний звіт.
Частини службової записки
- Кому: тут ви записуєте одержувачів пам’ятки. Адресатами можуть бути колеги (напишіть їхні повні імена та назви посад) або підрозділи чи відділи в офісі.
- Від: Запишіть своє ім’я та посаду.
- Тема: Вкажіть причину доповідної записки.
- Дата: Зверніть увагу на повну дату.
Мій приклад пам’ятки буде внутрішнім оголошенням для письменницької сесії.
- Напишіть заголовок. …
- Напишіть вступ. …
- Надайте історію проблеми. …
- Окресліть пункти дій і графік (необов’язково). …
- Будь-яке міркування обґрунтуйте. …
- Пом'якшити будь-які удари (за бажанням). …
- Додайте заключну заяву. …
- Перед надсиланням перевірте та перевірте.
Формат записки відповідає загальним принципам ділового письма. Пам'ятка зазвичай сторінку чи дві довгий, через один інтервал і вирівняний за лівим краєм. Замість використання відступів для показу нових абзаців, пропускайте рядок між реченнями. Ділові матеріали повинні бути лаконічними і легко читатися.
Ось формат, який можна використовувати для створення ділових нотаток: Меморандум Кому: [Включити ім’я одержувача] Від: [Вказати своє ім’я та посаду]Дата: [Місяць, день, рік]Тема: [Тема нотатки][Пам’ятка вимагає no salutation] Основна частина записки [Почніть із прямого та короткого вступу, у якому вказується причина написання записки.]
Зразок внутрішньої службової записки для співробітників по проекту Шановні працівники, Я пишу, щоб надати вам оновлену інформацію про проект [Назва проекту]. Як ви знаєте, метою цього проекту є [вказати мету]. [Включіть коротку інформацію про проект і те, що було досягнуто на даний момент.